Need Help? 1900 599 979

Câu hỏi thường gặp

Fun facts
Lưu hành nội bộ là gì? Đặc điểm của văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ

Lưu hành nội bộ là gì? Đặc điểm của văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ

Cập nhập: 2/8/2023 | 10:41:23 AM - CÔNG TY LUẬT DRAGON

Trong môi trường hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp hay cơ quan chính phủ, việc lưu hành nội bộ các văn bản và tài liệu quan trọng là một công việc không thể thiếu. Lưu hành nội bộ giúp tăng cường giao tiếp, phối hợp và luồng thông tin hiệu quả trong nội bộ tổ chức, đồng thời bảo mật thông tin bí mật không được rò rỉ, chia sẻ ra bên ngoài.  Vậy cụ thể lưu hành nội bộ là gì? Tài liệu lưu hành nội bộ là gì? Cùng Luật Dragon tìm hiểu A-Z về chúng qua bài viết sau đây.

1. Lưu hành nội bộ là gì?

Khái niệm lưu hành nội bộ

Khái niệm lưu hành nội bộ

Lưu hành nội bộ là quá trình chia sẻ, phân phối và trao đổi các thông tin, văn bản, dữ liệu và tài liệu chỉ trong nội bộ của tổ chức và không được chia sẻ ra bên ngoài. Đây là thuật ngữ quen thuộc trong các doanh nghiệp, tổ chức, chính phủ bởi đây là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính bí mật.  

Một số ví dụ nổi bật của Lưu hành nội bộ như: Bí mật quy trình sản xuất, bí mật kinh doanh, bí mật sở hữu trí tuệ, bí mật công thức, bí mật quốc gia,.... 

Việc tiết lộ những thông tin lưu hành nội bộ là điều không được phép và có thể bị xử lý từ cảnh cáo, sa thải, đền bù thiệt hại, phạt hành chính cho đến phạt tù tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của vi phạm. 

Ví dụ: 

+ Tội cố ý làm lộ bí mật Nhà nước có thể bị phạt tù đến 15 năm, phạt tiền bổ sung đến 100 triệu, theo điều 337 Bộ luật hình sự. 

+ Với hành vi làm lộ bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ của nhân viên, người sử dụng lao động có quyền Sa thải, theo điều 125 Bộ luật lao động.

>>> Xem thêm: Danh sách công ty luật uy tín tại Hải Phòng

2. Tài liệu lưu hành nội bộ là gì?

Tài liệu lưu hành nội bộ, còn được gọi là văn bản nội bộ, là tài liệu được lưu hành trong một nhóm hoặc bộ phận cụ thể trong một tổ chức mà không nhằm mục đích công khai. Chúng là một phương tiện liên lạc giúp chia sẻ các cập nhật, hướng dẫn và báo cáo giữa các nhân viên, nhóm hoặc phòng ban với nhau. 

Một số loại tài liệu lưu hành nội bộ có thể kể đến như:  

+ Hợp đồng lao động 

+ Tài liệu bí mật kinh doanh 

+ Nội quy lao động 

+ Biên bản cuộc họp 

+ Khảo sát và phản hồi nội bộ…  

3. Đặc điểm của văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ

Có 3 đặc điểm chính của văn bản lưu hành nội bộ

Các văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ có một số đặc điểm chính như sau: 

+ Có tính cơ chế quản lý: điều chỉnh các quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình quản lý, điều hành trong một tổ chức, doanh nghiệp. Điều này nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của tổ chức, doanh nghiệp đó. 

+ Có tính sự vụ: Tài liệu lưu hành nội bộ giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản này thường có hiệu lực dựa trên thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có hiệu lực áp dụng đối với từng đối tượng cụ thể mà nội dung trong các văn bản này điều chỉnh.

+ Không áp dụng với các cá nhân, tổ chức khác bên ngoài: Các văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ chỉ có giá trị trong phạm vi của tổ chức, doanh nghiệp ban hành và không có tác dụng pháp lý đối với các bên thứ ba. 

4. Phân loại các loại văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ 

Có rất nhiều loại văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích và nội dung của chúng, có thể phân loại các loại văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ theo một số tiêu chí sau: 

1. Phân chia theo tính chất:  

Tài liệu nội bộ phân chia theo tính chất có thể phân thành hai loại là: văn bản mang tính cơ chế quản lý và văn bản mang tính sự vụ.  

+ Văn bản mang tính cơ chế quản lý: là những văn bản điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động…  

+ Văn bản mang tính sự vụ: là những văn bản giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: biên bản cuộc họp, quyết định khen thưởng… 

2. Theo người ban hành:  

Tài liệu nội bộ phân chia theo người ban hành có thể phân thành hai loại là: văn bản do người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp ban hành và văn bản do các cấp dưới ban hành.  

+ Văn bản do người đứng đầu ban hành: thường có hiệu lực cao nhất và áp dụng cho toàn tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: điều lệ doanh nghiệp, quyết định thành lập các bộ phận, quyết định khen thưởng, kỷ luật… 

+ Văn bản do các cấp dưới ban hành: thường có hiệu lực thấp hơn và chỉ áp dụng cho một nhóm hoặc bộ phận cụ thể. Ví dụ: báo cáo nội bộ, biên bản cuộc họp, quyết định phân công công việc… 

3. Theo hình thức văn bản: 

Tài liệu nội bộ phân chia theo hình thức văn bản cũng có thể phân thành hai loại là: văn bản chính thức và văn bản không chính thức.  

+ Văn bản chính thức: là những văn bản được soạn thảo theo quy định của pháp luật, có đầy đủ các yếu tố như số hiệu, ngày tháng, trích yếu, nội dung, người ký… Ví dụ: điều lệ doanh nghiệp, quyết định khen thưởng…  

+ Văn bản không chính thức: là những văn bản được soạn thảo theo ý muốn của người ban hành, không cần tuân theo các quy định về hình thức. Ví dụ: email nội bộ, group chat nội bộ, ghi chú…

5. Quy định khi soạn thảo và ban hành tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ 

Khi soạn thảo và ban hành tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ, tổ chức, doanh nghiệp cần tuân theo một số quy định sau: 

+ Không được trái pháp luật: Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ không được trái với các quy định của pháp luật về tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ cũng không được có nội dung xuyên tạc sự thật, xâm phạm danh dự, uy tín hoặc quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, cá nhân, tổ chức khác. Ví dụ: Hợp đồng lao động không thể quy định bắt người lao động phải từ bỏ quyền được đóng bảo hiểm Xã hội bắt buộc. 

+ Phải minh bạch và có hiệu lực rõ ràng: Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ phải được soạn thảo một cách rõ ràng, dễ hiểu và tránh “chơi chữ” gây nhầm lẫn. Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ cũng phải có hiệu lực rõ ràng, xác định được ngày ban hành, ngày có hiệu lực và ngày hết hiệu lực (nếu có). Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ cũng phải được công khai và phổ biến cho các cá nhân hoặc nhóm liên quan. 

+ Phải có sự kiểm duyệt và xác nhận của người có thẩm quyền: Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ phải được kiểm duyệt và xác nhận của người có thẩm quyền trước khi ban hành. Người có thẩm quyền là người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền. Người có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ. 

Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản về lưu hành nội bộ và tài liệu lưu hành nội bộ là gì do Luật Dragon thực hiện. Hy vọng bài viết này, chúng tôi đã giúp bạn có thêm kiến thức để soạn thảo, ban hành và quản lý các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và phù hợp với quy định pháp luật. Chúc bạn thành công! 

>>> Xem thêm: Văn phòng luật sư giỏi tại Hà Nội

 

Bài viết cùng chuyên mục

Trợ cấp thôi việc là gì? Cách tính trợ cấp thôi việc chính xác

Trợ cấp thôi việc là gì? Cách tính trợ cấp thôi việc chính xác

Trợ cấp thôi việc là khoản tiền bắt buộc doanh nghiệp phải trả khi người người lao động nghỉ việc đủ điều kiện tại Bộ luật Lao động 2019. Trong bài viết này, Luật Dragon sẽ giúp bạn giải đáp A-Z về cách tính trợ cấp thôi việc và chia sẻ những điều kiện để người lao động nhận được khoản tiền này theo quy định pháp luật.

Giấy xác nhận dân sự là gì? Xin ở đâu?

Giấy xác nhận dân sự là gì? Xin ở đâu?

Bạn đang cần xin giấy xác nhận dân sự để làm hồ sơ xin việc, xuất khẩu lao động, kết nạp Đảng,...? Bạn không biết giấy xác nhận dân sự là gì, xin ở đâu và cần những thủ tục gì? Trong bài viết này, Luật Dragon sẽ giải đáp cho bạn những thắc mắc trên một cách chi tiết nhất.

Phương thức biểu đạt là gì? Phân loại các phương thức biểu đạt

Phương thức biểu đạt là gì? Phân loại các phương thức biểu đạt

Khi đọc một bài viết, bạn có thể phân biệt được tác giả đang sử dụng các phương thức biểu đạt nào không? Bạn có biết cách sử dụng các phương thức biểu đạt một cách hiệu quả khi viết một loại văn bản nào đó? Nếu bạn chưa rõ, hãy cùng Luật Dragon tìm hiểu qua bài viết này nhé.

Cấm vận quốc tế là gì? Tại sao Mỹ có thể cấm vận các nước khác?

Cấm vận quốc tế là gì? Tại sao Mỹ có thể cấm vận các nước khác?

Cấm vận là một công cụ chính trị, sử dụng biện pháp kinh tế gây sức ép đến các quốc gia yếu hơn để nhằm mục đích trừng phạt, trả đũa hoặc gây sức ép thay đổi chính sách của quốc gia bị cấm vận. Vậy cụ thể cấm vận là gì? Tại sao Mỹ có thể cấm vận bất cứ nước nào mà quốc gia này muốn? Cùng Luật Dragon tìm hiểu ngay sau đây.

Chuyển đổi số quốc gia là gì? Mục tiêu của chuyển đổi số quốc gia

Chuyển đổi số quốc gia là gì? Mục tiêu của chuyển đổi số quốc gia

Chuyển đổi số Quốc gia không chỉ là một xu hướng mà còn là bước tiến quan trọng mà các quốc gia phải nắm bắt được để phát triển trong thời đại công nghệ. Tại Việt Nam, chuyển đổi số đang được diễn ra mạnh mẽ trong mọi khía cạnh cuộc sống, không chỉ Chính phủ điện tử mà còn số hoá cả nền kinh tế, dịch vụ xã hội. Vậy chuyển đổi số quốc gia là gì? Mục tiêu của Việt Nam trong chuyển đổi số quốc gia ra sao?

Hút bóng cười có bị cấm tại Việt Nam không?

Hút bóng cười có bị cấm tại Việt Nam không?

Bóng cười hiện tại là một loại sản phẩm giải trí phổ biến của giới trẻ lại các bar, club giúp người sử dụng cảm thấy vui vẻ, hưng phấn. Tuy nhiên, đây là loại chất gây nghiện và có tác động ảnh hưởng tới cơ thể một cách “tàn khốc”. Vậy bóng cười là gì? Bóng cười có bị cấm ở không? Hút bóng cười có gây nghiện không? Hãy Luật Dragon cùng tìm hiểu A-Z trong bài viết này.

Biển thủ là gì? Phân biệt biển thủ và tham ô

Biển thủ là gì? Phân biệt biển thủ và tham ô

Biển thủ là một hành vi phạm tội trong lĩnh vực tài chính, liên quan đến việc chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tài sản của tổ chức/người khác mà mình có trách nhiệm quản lý. Biển thủ có thể xảy ra trong nhiều hoàn cảnh khác nhau, nhưng thường gặp nhất là biển thủ công quỹ và biển thủ tài sản công ty. Vậy cụ thể, biển thủ là gì? Cùng Luật Dragon tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau!

Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC) là gì?

Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC) là gì?

“Chào Luật sư, tôi đang dự định xây toà nhà để cho công ty thuê làm văn phòng và nghe nói cần phải có giấy phép phòng cháy chữa cháy. Vậy luật sư cho hỏi giấy phép phòng cháy chữa cháy là gì, cách xin như thế nào? Cảm ơn Luật sư”.

[GIẢI ĐÁP] Ai là người có quyền lực cao nhất Việt Nam

[GIẢI ĐÁP] Ai là người có quyền lực cao nhất Việt Nam

Việt Nam là một nước xã hội chủ nghĩa, có hệ thống chính trị đặc thù, không giống với mô hình của các nước tư bản khác. Cụ thể, trong hệ thống chính trị Việt Nam, Đảng Cộng sản Việt Nam giữ vai trò lãnh đạo Nhà nước và xã hội, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Nhân dân trong mọi quyết sách của mình. Vậy ai là người có quyền lực cao nhất Việt Nam? Tổng Bí thư và Chủ tịch nước ai cao hơn? Trong bài viết này, Luật Dragon sẽ giải đáp cho bạn A-Z thắc mắc trên.

[GIẢI ĐÁP] 1500 đô là bao nhiêu tiền Việt?

[GIẢI ĐÁP] 1500 đô là bao nhiêu tiền Việt?

Bạn có biết 1500 đô là bao nhiêu tiền việt không? Bạn có muốn biết đổi tiền đô la Mỹ ở đâu tại Việt Nam để được giá cao và hợp pháp không? Nếu bạn cũng đang thắc mắc những câu hỏi này, hãy đọc bài viết sau của Luật Dragon để tìm hiểu nhé.

0239 là mạng gì? Phát hiện đầu số 0239 lừa đảo nên làm gì?

0239 là mạng gì? Phát hiện đầu số 0239 lừa đảo nên làm gì?

Bạn nhận được cuộc gọi từ đầu số 0239 và thắc mắc không biết số này từ đâu không? Bạn không biết 0239 là mạng gì, có phải lừa đảo không? Trong bài viết này, Luật Dragon sẽ giải đáp tới bạn chi tiết về đầu số 0239 và cách phòng tránh bị lừa đảo qua điện thoại hiệu quả nhất.

Văn phòng thừa phát lại: Khái niệm, công việc và điều kiện mở

Văn phòng thừa phát lại: Khái niệm, công việc và điều kiện mở

Bạn có biết văn phòng thừa phát lại là gì không? So với công chứng, chế định thừa phát lại khá mới mẻ bởi được thí điểm lần đầu vào năm 2009 tại TP.HCM và được nhân rộng phổ biến tại cả nước vào năm 2013. Mãi đến năm 2020, chế định này mới được quy định chính thức bởi Nghị định 08/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Vậy văn phòng thừa phát lại có chức năng và vai trò gì trong xã hội? Trong bài viết dưới đây, Luật Dragon sẽ giải đáp cho bạn tất tần tật những thắc mắc này.

[GIẢI ĐÁP] 8936 là mã vạch của nước nào?

[GIẢI ĐÁP] 8936 là mã vạch của nước nào?

Chúng ta thường thấy những dãy số và vạch đen trắng trên sản phẩm mà chúng ta mua, nhưng bạn có bao giờ tự hỏi rằng những con số này mang ý nghĩa gì và làm thế nào để giải mã chúng? Bạn vô tình thấy sản phẩm có đầu số 8936 và không biết đây là mã vạch của nước nào?

[Giải đáp] Căn cứ vào đâu để xác định tội phạm?

[Giải đáp] Căn cứ vào đâu để xác định tội phạm?

Tội phạm là một khái niệm pháp lý được dùng để chỉ những người thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho xã hội, nhà nước và cá nhân. Tuy nhiên, không phải mọi hành vi vi phạm pháp luật đều là tội phạm. Vậy căn cứ vào đâu để xác định tội phạm? Các yếu tố cấu thành tội phạm là gì? Bài viết này Luật Dragon sẽ giải đáp toàn bộ những thắc mắc trên cho bạn.

Sở Ngoại vụ là gì? Sở Ngoại vụ có chức năng nhiệm vụ gì?

Sở Ngoại vụ là gì? Sở Ngoại vụ có chức năng nhiệm vụ gì?

So với các Sở, ngành khác như: Nông nghiệp - PTNT, Tài nguyên Môi trường, Công An, Quân sự,... ở tỉnh thì Sở Ngoại vụ thường ít được nhiều người biết hơn. Đây là một cơ quan Nhà nước có chức năng vô cùng quan trọng công tác đối ngoại, bảo hộ công dân, giao lưu quốc tế,... của tỉnh.

phone phone phone