Lưu hành nội bộ là gì? Đặc điểm của văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ

Việc tiết lộ những thông tin lưu hành nội bộ là điều không được phép và có thể bị xử lý từ cảnh cáo, sa thải, đền bù thiệt hại, phạt hành chính cho đến phạt tù tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của vi phạm. 

Ví dụ: 

+ Tội cố ý làm lộ bí mật Nhà nước có thể bị phạt tù đến 15 năm, phạt tiền bổ sung đến 100 triệu, theo điều 337 Bộ luật hình sự. 

+ Với hành vi làm lộ bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ của nhân viên, người sử dụng lao động có quyền Sa thải, theo điều 125 Bộ luật lao động.

>>> Xem thêm: Danh sách công ty luật uy tín tại Hải Phòng

2. Tài liệu lưu hành nội bộ là gì?

Tài liệu lưu hành nội bộ, còn được gọi là văn bản nội bộ, là tài liệu được lưu hành trong một nhóm hoặc bộ phận cụ thể trong một tổ chức mà không nhằm mục đích công khai. Chúng là một phương tiện liên lạc giúp chia sẻ các cập nhật, hướng dẫn và báo cáo giữa các nhân viên, nhóm hoặc phòng ban với nhau. 

Một số loại tài liệu lưu hành nội bộ có thể kể đến như:  

+ Hợp đồng lao động 

+ Tài liệu bí mật kinh doanh 

+ Nội quy lao động 

+ Biên bản cuộc họp 

+ Khảo sát và phản hồi nội bộ…  

3. Đặc điểm của văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ

Có 3 đặc điểm chính của văn bản lưu hành nội bộ

Các văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ có một số đặc điểm chính như sau: 

+ Có tính cơ chế quản lý: điều chỉnh các quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình quản lý, điều hành trong một tổ chức, doanh nghiệp. Điều này nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của tổ chức, doanh nghiệp đó. 

+ Có tính sự vụ: Tài liệu lưu hành nội bộ giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản này thường có hiệu lực dựa trên thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có hiệu lực áp dụng đối với từng đối tượng cụ thể mà nội dung trong các văn bản này điều chỉnh.

+ Không áp dụng với các cá nhân, tổ chức khác bên ngoài: Các văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ chỉ có giá trị trong phạm vi của tổ chức, doanh nghiệp ban hành và không có tác dụng pháp lý đối với các bên thứ ba. 

4. Phân loại các loại văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ 

Tài liệu nội bộ phân chia theo tính chất có thể phân thành hai loại là: văn bản mang tính cơ chế quản lý và văn bản mang tính sự vụ.  

+ Văn bản mang tính cơ chế quản lý: là những văn bản điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động…  

+ Văn bản mang tính sự vụ: là những văn bản giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: biên bản cuộc họp, quyết định khen thưởng… 

+ Văn bản do người đứng đầu ban hành: thường có hiệu lực cao nhất và áp dụng cho toàn tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: điều lệ doanh nghiệp, quyết định thành lập các bộ phận, quyết định khen thưởng, kỷ luật… 

+ Văn bản do các cấp dưới ban hành: thường có hiệu lực thấp hơn và chỉ áp dụng cho một nhóm hoặc bộ phận cụ thể. Ví dụ: báo cáo nội bộ, biên bản cuộc họp, quyết định phân công công việc… 

3. Theo hình thức văn bản: 

Tài liệu nội bộ phân chia theo hình thức văn bản cũng có thể phân thành hai loại là: văn bản chính thức và văn bản không chính thức.  

+ Văn bản chính thức: là những văn bản được soạn thảo theo quy định của pháp luật, có đầy đủ các yếu tố như số hiệu, ngày tháng, trích yếu, nội dung, người ký… Ví dụ: điều lệ doanh nghiệp, quyết định khen thưởng…  

+ Văn bản không chính thức: là những văn bản được soạn thảo theo ý muốn của người ban hành, không cần tuân theo các quy định về hình thức. Ví dụ: email nội bộ, group chat nội bộ, ghi chú…

5. Quy định khi soạn thảo và ban hành tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ 

Khi soạn thảo và ban hành tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ, tổ chức, doanh nghiệp cần tuân theo một số quy định sau: 

+ Không được trái pháp luật: Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ không được trái với các quy định của pháp luật về tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ cũng không được có nội dung xuyên tạc sự thật, xâm phạm danh dự, uy tín hoặc quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, cá nhân, tổ chức khác. Ví dụ: Hợp đồng lao động không thể quy định bắt người lao động phải từ bỏ quyền được đóng bảo hiểm Xã hội bắt buộc. 

+ Phải minh bạch và có hiệu lực rõ ràng: Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ phải được soạn thảo một cách rõ ràng, dễ hiểu và tránh “chơi chữ” gây nhầm lẫn. Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ cũng phải có hiệu lực rõ ràng, xác định được ngày ban hành, ngày có hiệu lực và ngày hết hiệu lực (nếu có). Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ cũng phải được công khai và phổ biến cho các cá nhân hoặc nhóm liên quan. 

+ Phải có sự kiểm duyệt và xác nhận của người có thẩm quyền: Các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ phải được kiểm duyệt và xác nhận của người có thẩm quyền trước khi ban hành. Người có thẩm quyền là người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền. Người có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ. 

Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản về lưu hành nội bộ và tài liệu lưu hành nội bộ là gì do Luật Dragon thực hiện. Hy vọng bài viết này, chúng tôi đã giúp bạn có thêm kiến thức để soạn thảo, ban hành và quản lý các tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và phù hợp với quy định pháp luật. Chúc bạn thành công! 

>>> Xem thêm: Văn phòng luật sư giỏi tại Hà Nội