Đây là câu hỏi xuất hiện ngày càng nhiều trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thuê tài sản, hợp tác kinh doanh, đặt cọc, vay tiền… Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp chỉ gửi file hợp đồng qua Email, sau đó hai bên xác nhận “đồng ý” qua Email hoặc Zalo rồi bắt đầu thực hiện.

Câu trả lời là: Có thể có giá trị pháp lý. Nhưng không phải cứ có ảnh chụp màn hình Zalo hoặc một email là đương nhiên được công nhận là hợp đồng có hiệu lực.

Điểm quan trọng là phải xem nội dung trao đổi, ý chí của các bên, danh tính người giao kết, tính toàn vẹn của dữ liệu, thẩm quyền ký kết và loại hợp đồng cụ thể.

1️⃣ Email/Zalo có thể được xem là căn cứ giao kết hợp đồng

Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể; giao dịch thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

Luật Giao dịch điện tử cũng xác định thư điện tử và các hình thức tương tự là dạng thể hiện của thông điệp dữ liệu; thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Đặc biệt, pháp luật về giao dịch điện tử thừa nhận hợp đồng điện tử và quy định rằng giá trị pháp lý của hợp đồng không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Việc đề nghị và chấp nhận giao kết hợp đồng cũng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Vì vậy, lập luận:

“Không có hợp đồng giấy nên chắc chắn không có hợp đồng.”

là không chính xác trong mọi trường hợp.

2️⃣ Chỉ nhắn “OK” trên Zalo đã thành hợp đồng chưa?

Chưa chắc.

Ví dụ:

Bên A nhắn:

“Lô hàng 500 sản phẩm, giá 2 triệu/sản phẩm, giao ngày 15/10, thanh toán trong 30 ngày. Anh xác nhận nhé?”

Bên B trả lời:

“OK, triển khai đi.”

Sau đó bên B chuyển tiền đặt cọc và bên A giao hàng.

Trong tình huống này, cần xem toàn bộ quá trình trao đổi để xác định:

• Hai bên có thống nhất về hàng hóa hay chưa?
• Giá cả đã được xác định chưa?
• Số lượng là bao nhiêu?
• Phương thức thanh toán thế nào?
• Thời gian giao nhận ra sao?
• Ai là người giao kết?
• Người nhắn tin có đại diện cho doanh nghiệp hay không?
• Hai bên đã bắt đầu thực hiện hợp đồng chưa?

Nếu các nội dung cơ bản đã được thống nhất và có hành vi thực hiện phù hợp thì chuỗi Email/Zalo có thể trở thành nguồn chứng cứ quan trọng để chứng minh giao dịch.

3️⃣ Không có chữ ký điện tử có đồng nghĩa hợp đồng vô hiệu?

Không phải lúc nào cũng vậy.

Luật Giao dịch điện tử cho phép các bên thỏa thuận về việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch điện tử, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, cần phân biệt:

Trường hợp 1:

Pháp luật không bắt buộc loại giao dịch đó phải có hình thức đặc biệt.

Các bên có thể sử dụng Email, thông điệp dữ liệu hoặc phương thức điện tử phù hợp để giao kết.

Trường hợp 2:

Pháp luật yêu cầu hợp đồng phải có công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc hình thức bắt buộc khác.

Khi đó, không thể chỉ dựa vào việc hai bên nhắn tin qua Zalo để bỏ qua yêu cầu về hình thức.

Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 cũng quy định trường hợp pháp luật yêu cầu giao dịch phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân thủ yêu cầu đó.

Vì vậy, Email/Zalo có thể có giá trị, nhưng không phải là “lá bùa” thay thế mọi hình thức hợp đồng mà pháp luật yêu cầu.

4️⃣ Email có giá trị chứng cứ như thế nào?

Đây mới là vấn đề thường gây tranh chấp.

Ví dụ doanh nghiệp A gửi email cho doanh nghiệp B:

“Chúng tôi đồng ý mua 10.000 sản phẩm theo báo giá.”

Một tháng sau, bên B nói:

“Email đó không phải do Giám đốc gửi.”

Lúc này, tranh chấp không chỉ nằm ở nội dung email mà còn nằm ở việc xác định người gửi và thẩm quyền của người gửi.

Pháp luật về giao dịch điện tử quy định giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xem xét dựa trên nhiều yếu tố, trong đó có độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ, truyền gửi; cách thức bảo đảm tính toàn vẹn; khả năng xác định người khởi tạo và các yếu tố liên quan khác.

Do đó, một email có địa chỉ công ty, lịch sử trao đổi đầy đủ và được gửi từ tài khoản mà người đó thường xuyên sử dụng trong giao dịch có thể có giá trị chứng minh đáng kể.

5️⃣ Zalo thì sao?

Tin nhắn Zalo cũng có thể là nguồn chứng cứ, nhưng vấn đề quan trọng là phải chứng minh được tính xác thực.

Ví dụ:

Hai người thỏa thuận vay 2 tỷ đồng qua Zalo.

Người cho vay chuyển tiền vào tài khoản người vay.

Tin nhắn thể hiện:

“Anh nhận đủ 2 tỷ rồi, cuối năm tôi trả.”

Nếu sau đó người vay phủ nhận:

“Tài khoản Zalo không phải tôi nhắn.”

thì vấn đề sẽ trở thành xác minh người sử dụng tài khoản, nội dung trao đổi, thời điểm, thiết bị, số điện thoại, lịch sử chuyển tiền và các chứng cứ liên quan.

Vì vậy, ảnh chụp màn hình đơn thuần có thể chưa phải chứng cứ mạnh nhất.

Tốt hơn nên giữ:

📌 Toàn bộ cuộc hội thoại.

📌 Tài khoản/số điện thoại của người trao đổi.

📌 File gốc được gửi qua Zalo.

📌 Email liên quan.

📌 Hợp đồng/báo giá.

📌 Sao kê ngân hàng.

📌 Phiếu giao hàng.

📌 Hóa đơn.

📌 Biên bản nghiệm thu.

📌 Tin nhắn xác nhận giao nhận.

📌 Dữ liệu điện tử gốc nếu có thể lưu giữ.

6️⃣ Một bên gửi hợp đồng qua Email, bên kia sửa rồi gửi lại có thành hợp đồng không?

Có thể, nhưng phải xem diễn biến giao kết.

Ví dụ:

A gửi:

“Hợp đồng trị giá 5 tỷ đồng.”

B sửa thành:

“4,5 tỷ đồng.”

Sau đó gửi lại A.

Nếu A trả lời:

“Đồng ý.”

và hai bên bắt đầu thực hiện thì có cơ sở để xem xét việc 4,5 tỷ đồng là mức giá được chấp thuận.

Ngược lại, nếu A không đồng ý mà B tự cho rằng hợp đồng đã hoàn tất thì chưa thể kết luận.

Trong giao kết hợp đồng, cần xác định đề nghị giao kết và sự chấp nhận đề nghị.

Luật Giao dịch điện tử cho phép đề nghị và chấp nhận giao kết hợp đồng được thực hiện bằng thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

7️⃣ Người nhắn Zalo có phải người có quyền ký hợp đồng không?

Đây là một trong những vấn đề cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp.

Ví dụ:

Nhân viên kinh doanh của Công ty A dùng Zalo cá nhân nhắn cho khách hàng:

“Công ty em đồng ý bán 1.000 sản phẩm với giá 5 tỷ.”

Khách hàng trả lời:

“Đồng ý.”

Sau đó phát sinh tranh chấp.

Công ty A có thể cho rằng:

“Nhân viên đó không có quyền ký hợp đồng.”

Khi đó cần kiểm tra:

• Chức vụ của người giao dịch;
• Phạm vi ủy quyền;
• Quy chế nội bộ;
• Email doanh nghiệp;
• Chữ ký email;
• Hợp đồng lao động;
• Nội dung trao đổi;
• Giao dịch thực tế sau đó;
• Việc công ty có giao hàng/nhận tiền hay không.

Không nên chỉ nhìn vào việc người đó có phải Giám đốc hay không.

Trong nhiều trường hợp, hành vi thực tế của doanh nghiệp sau khi giao dịch được xác lập cũng là yếu tố cần xem xét.

8️⃣ Hợp đồng qua Email/Zalo cần lưu ý điều gì để tránh tranh chấp?

Nếu thường xuyên giao dịch bằng phương thức điện tử, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình rõ ràng.

✅ Thứ nhất: Xác định người có thẩm quyền

Quy định rõ ai được quyền báo giá, đàm phán, xác nhận đơn hàng và ký kết.

✅ Thứ hai: Sử dụng Email doanh nghiệp

Hạn chế việc toàn bộ giao dịch quan trọng chỉ nằm trên tài khoản cá nhân.

✅ Thứ ba: Ghi rõ câu xác nhận

Thay vì:

“OK.”

nên sử dụng:

“Chúng tôi xác nhận đồng ý toàn bộ các điều khoản tại file Hợp đồng số 05/2026 gửi kèm.”

✅ Thứ tư: Lưu file gốc

Không chỉ lưu ảnh chụp màn hình.

✅ Thứ năm: Gắn mã hợp đồng, ngày tháng và phiên bản

Điều này giúp hạn chế tranh cãi về việc “bản nào mới là bản cuối cùng?”

✅ Thứ sáu: Lưu cả quá trình thực hiện

Hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn, chuyển khoản, giao hàng, nghiệm thu… nên được lưu cùng một hồ sơ.

⚠️ 9️⃣ Đừng nghĩ “xóa tin nhắn là xóa được chứng cứ”

Đây là một quan niệm rất nguy hiểm.

Thông điệp dữ liệu có thể tồn tại trên nhiều hệ thống, thiết bị hoặc bản sao khác nhau.

Hơn nữa, giá trị chứng cứ không chỉ phụ thuộc vào một ảnh chụp màn hình.

Cơ quan giải quyết tranh chấp có thể phải xem xét tổng thể:

Tin nhắn + Email + chuyển khoản + hóa đơn + giao nhận + lời khai + tài liệu kế toán + các hành vi thực tế của các bên.

Luật Giao dịch điện tử quy định thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị làm chứng cứ chỉ vì đó là thông điệp dữ liệu.

🔴 10️⃣ 5 câu hỏi cần trả lời khi tranh chấp hợp đồng Email/Zalo

Khi một bên phủ nhận hợp đồng điện tử, cần tập trung vào 5 vấn đề:

1. Ai là người gửi?

2. Người đó có thẩm quyền giao kết không?

3. Hai bên đã thống nhất những điều khoản nào?

4. Dữ liệu có được bảo đảm toàn vẹn và có thể truy xuất hay không?

5. Các bên đã thực hiện hợp đồng trên thực tế như thế nào?

Chỉ cần một trong những vấn đề này có tranh chấp, việc chứng minh hợp đồng có hiệu lực có thể trở nên phức tạp.

⚖️ KẾT LUẬN

Hợp đồng ký qua Email/Zalo không mặc nhiên vô giá trị chỉ vì không có bản giấy.

Pháp luật Việt Nam thừa nhận giao dịch điện tử và thông điệp dữ liệu; giao dịch điện tử có thể được coi là giao dịch bằng văn bản và hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Tuy nhiên, “có giá trị pháp lý” và “dễ chứng minh khi tranh chấp” là hai vấn đề khác nhau.

Một giao dịch qua Zalo có thể tồn tại về mặt pháp lý nhưng nếu không chứng minh được ai đã giao kết, nội dung cuối cùng là gì, người giao kết có thẩm quyền không và dữ liệu có đáng tin cậy không, việc bảo vệ quyền lợi trước Tòa án có thể gặp rất nhiều khó khăn.

👉 Do đó, khi giao dịch có giá trị lớn, đừng chỉ nhắn “OK” trên Zalo. Hãy xác nhận rõ nội dung, người có thẩm quyền, giá trị, thời hạn, phương thức thanh toán và lưu giữ toàn bộ dữ liệu giao dịch.

⚖️ CÔNG TY LUẬT DRAGON

LUÔN ĐỒNG HÀNH CÙNG QUÝ KHÁCH

📍 Hà Nội: Vinaconex Diamond Tower, 459C Bạch Mai
📍 Long Biên: Số 22, ngõ 29 Phố Trạm
📍 Hải Phòng: Tòa nhà Khánh Hội, Lô 2/3C Lê Hồng Phong

☎️ Tổng đài: 1900.599.979
⚖️ Luật sư Nguyễn Minh Long: 0983.019.109
📧 dragonlawfirm@gmail.com
🌐 www.congtyluatdragon.com

👉 Like Công ty Luật Dragon để cập nhật thêm những tình huống pháp lý thực tế về hợp đồng – doanh nghiệp – tranh chấp kinh doanh – giao dịch điện tử.

#CongTyLuatDragon #HopDongDienTu #HopDongQuaEmail #HopDongZalo #GiaoDichDienTu #TranhChapHopDong #LuatDoanhNghiep #LuatSu #PhapLuat #HopDong